Programmer les rappels automatiques
Plutôt que d'envoyer manuellement des rappels un par un, configurez une fois la cadence automatique : Unisoft enverra ensuite seul les relances aux donateurs ayant des promesses non honorées. Vous gardez la main pour exclure certains contacts sensibles.
Pourquoi automatiser ?
| Bénéfice | Détail |
|---|---|
| Gain de temps | Plus besoin de parcourir la liste pour relancer un par un |
| Régularité | Cadence constante — vos donateurs s'habituent au rythme |
| Conversion | Les relances régulières augmentent significativement les paiements honorés |
| Pas d'oubli | Aucune promesse n'est oubliée, même les anciennes |
Avant de commencer
Réfléchissez à :
- 🤔 La fréquence que vous souhaitez (1, 2 ou 3 mois)
- 🤔 La liste des donateurs à exclure (VIP, contacts récemment décédés, donateurs en conflit)
- 🤔 Si vous voulez prévenir vos donateurs que vous mettez en place des rappels automatiques (recommandé)
Procédure
- 1
Ouvrir le module Promesses
Sidebar → Finance → Promesses. Route
/app/promesses/list. - 2
Accéder à la configuration des rappels
En haut à droite, à côté du bouton Filtres, cliquez sur l'icône 🔔 (cloche violette) avec l'infobulle « Modifier les rappels automatiques ».
La modale de configuration s'ouvre.
- 3
Activer les rappels automatiques
Cochez la case Activer les rappels automatiques.
Tant que cette case n'est pas cochée, aucun rappel n'est envoyé automatiquement.
- 4
Choisir la fréquence
Le menu déroulant Fréquence des rappels automatiques propose trois cadences :
- 1 mois (30 jours)
- 2 mois (60 jours)
- 3 mois (90 jours)
Cette fréquence définit l'intervalle entre deux rappels consécutifs pour une même promesse.
- 5
Exclure certains contacts (facultatif)
Le champ Contacts à exclure permet de sélectionner des donateurs qui ne recevront jamais de rappels automatiques. Utile pour :
- VIP avec lesquels vous gérez la relation en direct
- Contacts récemment endeuillés
- Donateurs avec qui un accord de paiement spécifique a été pris
- Contacts en conflit ou en cours de médiation
Tapez le nom pour rechercher, puis sélectionnez. Vous pouvez en ajouter autant que vous voulez.
- 6
Valider
Cliquez sur Valider. La configuration est sauvegardée immédiatement.
Comment fonctionnent les rappels
Une fois activés, les rappels suivent ces règles :
| Règle | Comportement |
|---|---|
| Promesses concernées | Toutes les promesses actives (En attente ou En cours) avec un solde > 0 |
| Canal préféré | SMS si le téléphone est disponible, sinon Email |
| Délai | Le rappel est envoyé tous les N jours (selon la fréquence configurée) depuis le dernier événement (création de la promesse, dernier paiement, dernier rappel) |
| Promesses exclues | Promesses des contacts dans la liste d'exclusion |
| Promesses couvertes par un abonnement | Jamais rappelées (les prélèvements automatiques gèrent l'encaissement) |
Désactiver temporairement les rappels
Pour mettre les rappels en pause sans perdre la configuration :
- 1
Rouvrir la modale de configuration
Bouton 🔔 en haut de la liste des promesses.
- 2
Décocher « Activer les rappels automatiques »
Les champs Fréquence et Exclusions disparaissent.
- 3
Valider
Aucun rappel automatique n'est envoyé tant que la case reste décochée. La liste d'exclusion est préservée.
Ajuster les exclusions
Pour ajouter ou retirer un contact de la liste d'exclusion :
- Rouvrir la modale
- Modifier la sélection dans Contacts à exclure
- Valider
L'effet est immédiat : les contacts retirés peuvent recevoir le prochain rappel (selon la cadence), les contacts ajoutés n'en recevront plus.
Compatibilité avec les rappels manuels
Les rappels manuels (voir Envoyer un rappel manuel) restent toujours disponibles, même si les rappels automatiques sont actifs. Vous pouvez donc :
- Laisser Unisoft gérer la cadence générale
- Envoyer ponctuellement un rappel ciblé pour un donateur particulier (avant un événement, après une discussion téléphonique…)
Bonnes pratiques de cadence
| Fréquence | Convient à |
|---|---|
| 1 mois | Promesses courtes (cycle de campagne, gala récent), donateurs habitués au suivi |
| 2 mois | Cadence équilibrée, recommandée par défaut |
| 3 mois | Promesses à long terme (promesses sur plusieurs années), donateurs réticents aux relances fréquentes |
👉 Bonnes pratiques de relance — ton, segmentation, exclusions
Aller plus loin
- Envoyer un rappel manuel
- Bonnes pratiques de relance
- Copier un lien de paiement — pour les relances très personnelles