Programmer les rappels automatiques
Une promesse non relancée est une promesse qu'on oublie. Plutôt que de parcourir la liste chaque semaine, réglez une fois les rappels automatiques : Unisoft envoie ensuite lui-même, au rythme choisi, un récapitulatif à chaque donateur qui a encore quelque chose à régler. Vous gardez la main sur le message, le rythme et les personnes à ne jamais relancer.
Où ça se règle
Sous les indicateurs de chaque vue du module Promesses, un bandeau « Rappels automatiques » dit en une phrase où vous en êtes :
| Bandeau | Signification |
|---|---|
| 🟢 Rappels automatiques activés — Tous les 30 jours, par e-mail, un récapitulatif part à chaque donateur qui a une promesse à encaisser depuis plus de 7 jours… | Unisoft relance à votre place. Le dernier passage et le nombre d'envois sont affichés. |
| 🟠 Rappels automatiques désactivés — Personne n'est relancé sans votre action. | Rien ne part tout seul. Cliquez sur Activer. |
Le bouton Régler / Activer ouvre la fenêtre de réglage. Elle est aussi accessible depuis le menu ⋮ de la liste et, sur mobile, depuis la carte en tête de la vue Relances.
Ces réglages déclenchent des envois en masse à vos donateurs : seul un administrateur peut les modifier, exclure ou réinclure un donateur, et fusionner des graphies d'occasion. Les autres membres de l'équipe voient l'état des rappels et relancent à la main.
Procédure
- 1
Ouvrir la fenêtre de réglage
Finance → Promesses, puis Activer (ou Régler) sur le bandeau « Rappels automatiques ».
- 2
Activer
Basculez l'interrupteur Activer les rappels automatiques. Tant qu'il est éteint, aucun rappel ne part.
- 3
Choisir le rythme et le canal
La règle s'écrit en une phrase : « Tous les 30 jours envoyer par e-mail un récapitulatif à chaque donateur qui a une promesse à encaisser depuis plus de 7 jours et qui n'a pas été relancé depuis 30 jours. »
- Rythme : 7, 14, 30, 60 ou 90 jours. 30 jours est un bon défaut.
- 4
Exclure certains donateurs (facultatif)
Donateurs à ne jamais relancer automatiquement : VIP suivis en direct, personnes endeuillées, accord de paiement particulier… Vous pourrez aussi exclure ou réinclure un donateur d'un clic depuis la vue Relances.
- 5
Personnaliser le message (facultatif)
Le message par défaut contient déjà tout ce qu'il faut : la liste des promesses (libellé, occasion, montant, déjà reçu, reste), le total à régler et le lien de paiement. Pour le modifier, cochez Personnaliser le message : objet, texte, et des variables à insérer d'un clic —
{prenom},{nom},{organisation},{liste},{total},{nombre},{lien}.L'aperçu à droite montre exactement ce que recevra un donateur (exemple fictif), mis à jour pendant que vous tapez. Si vous oubliez
{lien}, Unisoft l'ajoute en fin de message. - 6
Enregistrer
Cliquez sur Enregistrer. Le bandeau passe au vert.
Ce qui est envoyé, et quand
| Règle | Comportement |
|---|---|
| Qui | Les donateurs qui ont au moins une promesse À encaisser ou Partiellement réglée |
| Un message par donateur | Toutes ses promesses ouvertes (pour une même association) tiennent dans un seul récapitulatif, avec un seul lien de paiement pré-rempli |
| Délai de grâce | Aucun rappel automatique dans les 7 jours qui suivent la création d'une promesse : le donateur vient de s'engager |
| Rythme | Un rappel au plus tous les N jours (votre réglage), compté depuis le dernier rappel automatique reçu par ce donateur |
| Chabbat et fêtes | Jamais d'envoi pendant Chabbat ni les jours de fête (Roch Hachana, Kippour, Souccot, Chemini Atseret, Pessah, Chavouot, heure de Paris). Le passage suivant rattrape |
| Prélèvement en cours | Une promesse couverte par un abonnement actif n'est jamais relancée |
| Sans coordonnée | Un donateur sans e-mail ni téléphone n'est pas relancé : la vue Relances le liste dans l'onglet Sans e-mail ni tél. |
| Historique | Chaque envoi est inscrit sur la promesse (colonne Dernière relance, historique du détail) |
Suivre ce qui se passe
La vue Relances (sélecteur de vue Tous / Contacts / Occasions / Relances) montre, pour chaque donateur : ses promesses à encaisser, le reste, la dernière relance (manuelle ou automatique) et le prochain rappel automatique prévu. Le bandeau affiche le dernier passage et le nombre d'envois.
👉 Envoyer un rappel manuel — la vue Relances, la sélection multiple, l'aperçu avant envoi
Mettre en pause
Rouvrez la fenêtre, éteignez l'interrupteur, Enregistrer. Vos exclusions et votre message personnalisé sont conservés.
Rappels manuels et automatiques
Les deux coexistent. Une relance manuelle compte comme une relance : le donateur ne recevra pas de rappel automatique avant la fin du rythme. Le même message (par défaut ou personnalisé) sert aux deux.
Bonnes pratiques de rythme
| Rythme | Convient à |
|---|---|
| 7 à 14 jours | Fin de campagne, échéance proche |
| 30 jours | Le défaut : perçu comme un suivi normal |
| 60 à 90 jours | Engagements pluriannuels, donateurs réticents aux relances fréquentes |
👉 Bonnes pratiques de relance — ton, segmentation, exclusions
Aller plus loin
- Envoyer un rappel manuel
- Bonnes pratiques de relance
- Copier un lien de paiement — pour les relances très personnelles