Enregistrer un paiement par chèque
Le chèque reste l'un des moyens de don les plus utilisés par les fidèles seniors et les donateurs de gros montants. Cette page détaille la saisie dans Unisoft, la conservation du numéro de chèque pour le rapprochement bancaire, et la gestion des rejets éventuels.
Pourquoi bien enregistrer ses chèques
Un chèque mal enregistré peut entraîner :
- Un reçu fiscal incorrect envoyé au donateur
- Une perte du chèque si vous ne le rapprochez plus de la saisie
- Un doublon comptable si vous saisissez deux fois le même chèque
- Une difficulté à identifier le donateur en cas de rejet
La saisie systématique dans Unisoft, avec le numéro de chèque et la banque émettrice, élimine tous ces risques.
Procédure de saisie
- 1
Recevoir et examiner le chèque
Vérifier : montant en chiffres = montant en lettres, signature présente, date pas postdatée, ordre au nom de l'organisation.
- 2
Cliquer sur Ajouter un paiement
Liste des paiements → bouton Ajouter un paiement en haut à droite. Route admin
/app/paiements/list. - 3
Choisir Moyen = Chèque
Le formulaire affiche les champs spécifiques au chèque.
- 4
Sélectionner le donateur
Tapez le nom du contact dans le champ Contact. Si la personne n'existe pas, cliquez sur Créer un nouveau contact.
- 5
Saisir le montant
En euros (ou devise). Unisoft accepte les centimes :
180,50 €. - 6
Indiquer la raison du paiement
Campagne, promesse de don, cagnotte, caisse principale, livret… Voir Comprendre un paiement.
- 7
Renseigner le numéro de chèque
Champ obligatoire dans le bloc Détails du chèque. C'est ce numéro qui permettra le rapprochement bancaire.
- 8
Indiquer la banque émettrice (optionnel mais conseillé)
Crédit Mutuel, BNP, La Banque Postale, etc. Utile en cas de rejet.
- 9
Date du paiement
Par défaut, la date du jour. Modifiez si le chèque est antérieur (date inscrite sur le chèque).
- 10
Cocher Émettre un reçu fiscal si applicable
Le reçu sera généré et envoyé par email au donateur si son adresse email est renseignée.
- 11
Enregistrer
Le paiement apparaît dans la liste avec le statut Validé et la source Manuel.
Conserver le chèque physique
Tant que le chèque n'est pas déposé en banque, classez-le dans une pochette dédiée identifiée par :
- Le mois en cours (« Chèques à déposer — Mai 2026 »)
- Le numéro du livret comptable visé si vous avez plusieurs comptes bancaires
Ne mélangez pas chèques saisis et chèques non saisis. Une fois saisi dans Unisoft, marquez discrètement le chèque (croix au crayon au dos) pour éviter une double saisie.
Préparer le dépôt en banque
- 1
Filtrer les chèques non encore déposés
Module Paiements → filtre Moyen = Chèque + filtre Date de la période.
- 2
Exporter en XLSX
Bouton Export en haut à droite. Vous obtenez la liste avec numéros de chèque et banques.
- 3
Préparer le bordereau de remise de chèques
Recopier les montants et numéros depuis l'export sur le bordereau bancaire (papier ou en ligne).
- 4
Déposer à la banque
En une seule fois si possible — cela facilite le rapprochement ensuite.
Suivi de l'encaissement bancaire
| Étape | Délai typique | Visible dans Unisoft |
|---|---|---|
| Saisie | Immédiat | Statut Validé |
| Dépôt en banque | Jour J | Pas de changement |
| Crédit sur relevé | J+2 à J+5 ouvrés | Visible dans le rapprochement bancaire |
| Rapprochement | À l'import du relevé | Le paiement apparaît comme « rapproché » dans Gestion |
Gérer un rejet de chèque
Si la banque vous notifie un rejet (provision insuffisante, signature non conforme, chèque sans provision après dépôt), procédez ainsi :
- 1
Retrouver le paiement dans Unisoft
Recherchez par contact ou utilisez le numéro de chèque comme repère.
- 2
Documenter le rejet en commentaire
Ouvrir le panneau de détail → Modifier → mettre à jour le commentaire (« Rejet bancaire le 15/05/2026 — motif : provision insuffisante »).
- 3
Supprimer le paiement
Action Supprimer disponible puisque la source est Manuel. Voir Supprimer un paiement.
- 4
Si un reçu fiscal a été émis : prévenir le donateur
Le reçu doit être annulé. Contactez le donateur pour qu'il ne le déclare pas.
- 5
Recontacter le donateur
Proposer un nouveau chèque, un virement, ou un paiement en ligne par carte.
Bonnes pratiques opérationnelles
| Pratique | Bénéfice |
|---|---|
| Saisir dans l'heure qui suit la réception | Évite les oublis et les pertes |
| Toujours renseigner le numéro de chèque | Rapprochement automatique facilité |
| Indiquer la banque émettrice | Diagnostic rapide en cas de rejet |
| Marquer le chèque au crayon une fois saisi | Évite les doublons |
| Déposer en lots hebdomadaires | Limite les déplacements en banque |
| Garder une copie scannée des gros chèques | Preuve en cas de litige |
Cas particuliers
Chèque postdaté
Saisissez à la date du chèque (pas la date du jour). Indiquez en commentaire « Chèque postdaté à présenter le JJ/MM/AAAA ». Conservez-le séparément des chèques à déposer immédiatement.
Chèque pour plusieurs raisons
Un donateur écrit un chèque de 500 € avec un mot : « 300 € pour ma promesse, 200 € pour la cagnotte rénovation ». Utilisez Ajouter un paiement multi-raison.
Chèque libellé à un autre ordre
Si le chèque est à l'ordre d'une autre association comptable (par exemple votre filiale culturelle plutôt que cultuelle), saisissez-le sur l'association comptable correspondante. Voir Filtrer mes paiements.
Chèque non signé reçu
Ne pas le saisir. Renvoyer au donateur avec un mot d'accompagnement courtois et une enveloppe préaffranchie.