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Ajouter un paiement

Pour :Administrateur

La saisie manuelle est utilisée pour enregistrer des paiements qui n'arrivent pas en ligne : chèques, espèces, virements bancaires reçus manuellement, dons en nature. Cette procédure couvre un paiement avec une seule raison. Pour fractionner un montant sur plusieurs raisons, voir Ajouter un paiement multi-raison.

Avant de commencer​

Vous aurez besoin de :

  • ✅ Le nom du donateur (et si possible son email)
  • ✅ Le montant exact reçu
  • ✅ Le moyen de paiement utilisé
  • ✅ La raison du paiement (campagne, promesse, service, ou simplement caisse principale)
  • ✅ La date du paiement (par défaut : aujourd'hui)

Procédure​

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    Ouvrir le module Paiements

    Dans la barre latérale, cliquez sur Paiements puis sur l'onglet Tous les paiements.

  2. 2

    Cliquer sur « Ajouter un paiement »

    En haut à droite de la liste, cliquez sur Ajouter un paiement. Le formulaire de saisie s'ouvre dans une fenêtre modale.

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    Sélectionner le contact donateur

    Dans le champ Contact, commencez à taper le nom du donateur.

    • Si le contact existe déjà, il apparaît dans les suggestions — cliquez dessus.
    • Si c'est un nouveau donateur, cliquez sur Créer un nouveau contact et remplissez le minimum : prénom, nom, email.
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    Saisir le montant

    Dans le champ Montant, indiquez la somme exacte reçue (en euros par défaut).

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    Choisir le moyen de paiement

    Sélectionnez parmi :

    • Chèque : pour un chèque papier (vous pouvez noter le numéro de chèque en commentaire)
    • Espèces : pour un paiement en liquide
    • Virement : pour un virement bancaire reçu manuellement
    • Carte bancaire : si vous avez encaissé via un terminal physique non connecté à Unisoft
    • Don en nature : pour un don sans mouvement d'argent
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    Sélectionner la raison du paiement

    Choisissez à quoi ce paiement est rattaché :

    • Caisse principale : entrée libre de trésorerie (aucune affectation spécifique)
    • Campagne : sélectionnez la campagne concernée dans la liste
    • Cagnotte : sélectionnez la cagnotte
    • Promesse de don : sélectionnez la promesse à honorer
    • Formulaire : sélectionnez le formulaire payé (cotisation, inscription)
    • Livret : sélectionnez le livret destinataire
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    Activer le reçu fiscal

    Cochez Générer un reçu fiscal si le donateur souhaite un reçu fiscal et que les conditions sont remplies (montant éligible, organisation enregistrée pour la déduction fiscale).

    Le reçu sera automatiquement envoyé par email au donateur après validation.

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    Ajuster la date si besoin

    Par défaut, la date du paiement est celle d'aujourd'hui. Modifiez-la si vous saisissez un paiement reçu il y a quelques jours.

  9. 9

    Ajouter un commentaire (facultatif)

    Utilisez le champ Commentaire pour noter : numéro de chèque, banque émettrice, contexte particulier, etc.

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    Valider

    Cliquez sur Enregistrer. Le paiement apparaît immédiatement dans la liste, et le reçu fiscal (si activé) est généré et envoyé en quelques secondes.

Le formulaire d'ajout regroupe le contact, le montant, le moyen, la raison et l'option reçu fiscal.

Cas particuliers​

Donateur anonyme​

Si le donateur ne souhaite pas être identifié, vous pouvez :

  • Soit créer un contact générique Donateur anonyme
  • Soit laisser le paiement sans contact lié (auquel cas aucun reçu fiscal ne pourra être généré)

Donateur professionnel (entreprise)​

Si le don provient d'une entreprise et nécessite un reçu fiscal au nom de la société :

  1. Créez le contact en cochant Type : Professionnel
  2. Renseignez la raison sociale, le identifiant d'entreprise et l'adresse de facturation
  3. Le reçu fiscal sera émis au nom de l'entreprise

Don en nature​

Pour un don en nature (matériel, mobilier, prestation bénévole valorisée) :

  1. Sélectionnez le moyen Don en nature
  2. Indiquez le montant valorisé (valeur estimée du bien ou service)
  3. Décrivez précisément le don dans le commentaire (ex : « Don de 50 chaises pliantes, valeur unitaire 30 € »)

Après validation​

Une fois le paiement enregistré, Unisoft déclenche automatiquement :

  • ✅ La mise à jour du contact (historique des paiements)
  • ✅ La mise à jour de la promesse de don si le paiement honore une promesse
  • ✅ La génération du reçu fiscal (si activé) et son envoi par email au donateur
  • ✅ La mise à jour des statistiques de la campagne / cagnotte / service liée

Aller plus loin​