Enregistrer un paiement en espèces
Les dons en espèces restent fréquents en communauté : quête à la sortie de l'office, dons en main propre lors d'un événement, collecte dans une urne. C'est aussi le mode de paiement qui exige le plus de rigueur dans la traçabilité, pour protéger l'organisation comme les bénévoles qui les collectent.
Pourquoi la rigueur est essentielle
Les espèces présentent trois risques spécifiques :
| Risque | Impact |
|---|---|
| Perte entre la collecte et le dépôt | Écart non explicable, perte de confiance |
| Contestation d'un montant par un donateur | Difficile à arbitrer sans traçabilité |
| Audit fiscal | Les dons en espèces sont scrutés en priorité par l'administration |
La règle d'or : toute somme en liquide est comptée à deux personnes, saisie immédiatement, et déposée rapidement en banque.
Procédure de saisie
- 1
Compter à deux personnes
Idéalement le trésorier + un membre du bureau. Notez le total sur un brouillon signé par les deux.
- 2
Ouvrir Ajouter un paiement
Liste des paiements → bouton Ajouter un paiement. Route admin
/app/paiements/list. - 3
Choisir Moyen = Espèces
Le formulaire affiche les champs de don en liquide.
- 4
Sélectionner le donateur
Si le donateur est identifié (don nominatif en main propre), choisissez son contact. Sinon, utilisez un contact générique « Quête anonyme » ou « Collecte du JJ/MM ».
- 5
Saisir le montant
Le montant total collecté.
- 6
Indiquer la raison
Caisse principale, campagne en cours, cagnotte, livret budgétaire selon la nature de la collecte.
- 7
Commentaire détaillé
Précisez : « Quête Chabbat du 12/05/2026 — comptée par Yossi Lévy et Sarah Cohen — 47 enveloppes ouvertes ».
- 8
Reçu fiscal : selon le contexte
Si le donateur est identifié et que le montant le justifie, émettez le reçu. Pour les collectes anonymes, pas de reçu possible.
- 9
Enregistrer
Statut Validé, source Manuel.
Don nominatif vs collecte anonyme
| Cas | Contact à utiliser | Reçu fiscal |
|---|---|---|
| Don nominatif : David Cohen donne 200 € à Sarah Cohen (trésorière) | Contact = David Cohen | Possible |
| Quête anonyme : 320 € collectés à la sortie de l'office | Contact = « Quête du 12/05/2026 » | Impossible (donateurs non identifiés) |
| Don en main propre sans identification : un fidèle donne 50 € sans se présenter | Contact = « Don anonyme du 12/05 » | Impossible |
| Tirelire / urne vidée mensuellement | Contact = « Tirelire — JJ/MM » | Impossible |
Suivi du dépôt en banque
Les espèces doivent rejoindre la banque rapidement — idéalement sous une semaine.
| Étape | Bonne pratique |
|---|---|
| Comptage | À deux, brouillon signé |
| Saisie | Le jour même |
| Conservation | Coffre ou lieu sécurisé fermé à clé |
| Dépôt | En banque sous 7 jours maximum |
| Rapprochement | Importer le relevé pour confirmer le crédit |
Bonnes pratiques opérationnelles
| Pratique | Bénéfice |
|---|---|
| Compter à deux et signer le brouillon | Preuve en cas de contestation |
| Saisir le jour même | Évite les oublis et les soupçons |
| Détailler le contexte en commentaire | Auditabilité totale |
| Limiter le nombre de personnes manipulant le cash | Chaîne de responsabilité claire |
| Déposer rapidement en banque | Réduit le risque physique |
| Photographier les liasses avant dépôt | Preuve visuelle si écart au comptage banque |
Cas particuliers
Don important en espèces (1 000 € et plus)
Demandez au donateur une pièce d'identité et conservez la photocopie. Préférez fortement un autre moyen (chèque, virement, CB en présentiel) pour des raisons de traçabilité. Si le donateur insiste, documentez très précisément en commentaire : présence d'un témoin, identité confirmée, motif du choix du cash.
Différence au recomptage en banque
Si la banque compte un total différent de votre saisie (billets faux, comptage erroné, billet plié) :
- 1
Documenter l'écart
Notez la différence sur le bordereau de dépôt et conservez-le.
- 2
Modifier le paiement Unisoft
Ouvrez le paiement → Modifier → ajustez le montant au total réel encaissé par la banque.
- 3
Commenter la correction
« Correction le
JJ/MM: recomptage banque =X €(saisie initialeY €). Différence :Z €. »
Don en devises étrangères en espèces
Cas rare : un donateur de passage vous remet 100 USD ou 200 ILS en liquide. Saisissez dans la devise correspondante. Vérifiez avec votre banque les conditions d'acceptation pour le dépôt — beaucoup de banques refusent les devises étrangères en espèces.
Don anonyme important
Si vous trouvez 500 € dans une enveloppe non identifiée déposée à l'entrée du lieu de culte :
- Saisissez avec un contact « Don anonyme du JJ/MM »
- Affectez à la caisse principale par défaut
- Pas de reçu fiscal possible (pas de donateur identifié)
- Conservez l'enveloppe (parfois elle contient une indication a posteriori)