Enregistrer un paiement en espèces

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Aperçu : Enregistrer un paiement en espèces

Les dons en espèces restent fréquents en communauté : quête à la sortie de l'office, dons en main propre lors d'un événement, collecte dans une urne. C'est aussi le mode de paiement qui exige le plus de rigueur dans la traçabilité, pour protéger l'organisation comme les bénévoles qui les collectent.

Pourquoi la rigueur est essentielle

Les espèces présentent trois risques spécifiques :

Risque	Impact
Perte entre la collecte et le dépôt	Écart non explicable, perte de confiance
Contestation d'un montant par un donateur	Difficile à arbitrer sans traçabilité
Audit fiscal	Les dons en espèces sont scrutés en priorité par l'administration

La règle d'or : toute somme en liquide est comptée à deux personnes, saisie immédiatement, et déposée rapidement en banque.

Procédure de saisie

1. 1

   Compter à deux personnes

   Idéalement le trésorier + un membre du bureau. Notez le total sur un brouillon signé par les deux.

2. 2

   Ouvrir Ajouter un paiement

   Liste des paiements → bouton Ajouter un paiement. Route admin /app/paiements/list.

3. 3

   Choisir Moyen = Espèces

   Le formulaire affiche les champs de don en liquide.

4. 4

   Sélectionner le donateur

   Si le donateur est identifié (don nominatif en main propre), choisissez son contact. Sinon, utilisez un contact générique « Quête anonyme » ou « Collecte du JJ/MM ».

5. 5

   Saisir le montant

   Le montant total collecté.

6. 6

   Indiquer la raison

   Caisse principale, campagne en cours, cagnotte, livret budgétaire selon la nature de la collecte.

7. 7

   Commentaire détaillé

   Précisez : « Quête Chabbat du 12/05/2026 — comptée par Yossi Lévy et Sarah Cohen — 47 enveloppes ouvertes ».

8. 8

   Reçu fiscal : selon le contexte

   Si le donateur est identifié et que le montant le justifie, émettez le reçu. Pour les collectes anonymes, pas de reçu possible.

9. 9

   Enregistrer

   Statut Validé, source Manuel.

Don nominatif vs collecte anonyme

Cas	Contact à utiliser	Reçu fiscal
Don nominatif : David Cohen donne 200 € à Sarah Cohen (trésorière)	Contact = David Cohen	Possible
Quête anonyme : 320 € collectés à la sortie de l'office	Contact = « Quête du 12/05/2026 »	Impossible (donateurs non identifiés)
Don en main propre sans identification : un fidèle donne 50 € sans se présenter	Contact = « Don anonyme du 12/05 »	Impossible
Tirelire / urne vidée mensuellement	Contact = « Tirelire — JJ/MM »	Impossible

ℹ

Plafond légal en France

En France, un reçu fiscal au titre de l'article 200 du CGI est possible pour les dons en espèces sans plafond spécifique, mais l'administration fiscale recommande de privilégier les moyens traçables (chèque, virement, CB) au-delà de 1 000 €. Pour les dons importants en liquide, demandez systématiquement une pièce d'identité ou utilisez un autre moyen de paiement.

Suivi du dépôt en banque

Les espèces doivent rejoindre la banque rapidement — idéalement sous une semaine.

Étape	Bonne pratique
Comptage	À deux, brouillon signé
Saisie	Le jour même
Conservation	Coffre ou lieu sécurisé fermé à clé
Dépôt	En banque sous 7 jours maximum
Rapprochement	Importer le relevé pour confirmer le crédit

⚠

Ne jamais garder d'espèces chez soi

Les espèces collectées doivent rester dans un lieu dédié à l'organisation (coffre, armoire forte). Conserver des espèces chez un bénévole crée un risque juridique majeur en cas de perte, vol ou litige.

Bonnes pratiques opérationnelles

Pratique	Bénéfice
Compter à deux et signer le brouillon	Preuve en cas de contestation
Saisir le jour même	Évite les oublis et les soupçons
Détailler le contexte en commentaire	Auditabilité totale
Limiter le nombre de personnes manipulant le cash	Chaîne de responsabilité claire
Déposer rapidement en banque	Réduit le risque physique
Photographier les liasses avant dépôt	Preuve visuelle si écart au comptage banque

Cas particuliers

Don important en espèces (1 000 € et plus)

Demandez au donateur une pièce d'identité et conservez la photocopie. Préférez fortement un autre moyen (chèque, virement, CB en présentiel) pour des raisons de traçabilité. Si le donateur insiste, documentez très précisément en commentaire : présence d'un témoin, identité confirmée, motif du choix du cash.

Différence au recomptage en banque

Si la banque compte un total différent de votre saisie (billets faux, comptage erroné, billet plié) :

1. 1

   Documenter l'écart

   Notez la différence sur le bordereau de dépôt et conservez-le.

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   Modifier le paiement Unisoft

   Ouvrez le paiement → Modifier → ajustez le montant au total réel encaissé par la banque.

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   Commenter la correction

   « Correction le JJ/MM : recomptage banque = X € (saisie initiale Y €). Différence : Z €. »

Don en devises étrangères en espèces

Cas rare : un donateur de passage vous remet 100 USD ou 200 ILS en liquide. Saisissez dans la devise correspondante. Vérifiez avec votre banque les conditions d'acceptation pour le dépôt — beaucoup de banques refusent les devises étrangères en espèces.

Don anonyme important

Si vous trouvez 500 € dans une enveloppe non identifiée déposée à l'entrée du lieu de culte :

• Saisissez avec un contact « Don anonyme du JJ/MM »
• Affectez à la caisse principale par défaut
• Pas de reçu fiscal possible (pas de donateur identifié)
• Conservez l'enveloppe (parfois elle contient une indication a posteriori)

Aller plus loin

• Paiement par chèque
• Paiement par virement
• Paiement en nature
• Bonnes pratiques de saisie
• Reçus fiscaux