Notifications automatiques Pour : Administrateur
Aperçu : Notifications automatiques Unisoft envoie automatiquement des emails à chaque événement important d'un abonnement. Ces notifications vous évitent d'avoir à surveiller en permanence et préviennent le donateur dès qu'une action de sa part est nécessaire. Cette page liste toutes les notifications automatiques et leurs déclencheurs.
Vue d'ensemble
Événement Destinataire(s) Action attendue Création d'un abonnement Donateur Confirmation, aucune action Prélèvement mensuel réussi Donateur (si reçu fiscal activé) Aucune — réception du reçu Échec de prélèvement Donateur + admin Vérifier le compte / la carte Bascule en Carte expirée Donateur + admin Mettre à jour la carte Bascule en Interrompue Donateur + admin Intervention urgente Annulation manuelle (aucun email automatique) À vous de prévenir Limite atteinte (Terminé) Donateur Information de fin de cycle
Notifications côté donateur
Confirmation de souscription
Quand À la création d'un abonnement Contenu Récapitulatif des paramètres : montant mensuel, méthode, raison, date du premier prélèvement Pièce jointe Aucune — c'est juste un email de confirmation Action attendue Aucune, c'est une information
Reçu fiscal mensuel (si activé)
Quand À chaque prélèvement réussi avec option Reçu fiscal activée Contenu Confirmation du prélèvement + reçu fiscal en pièce jointe Pièce jointe PDF du reçu fiscal signé électroniquement Action attendue Conserver le reçu pour sa déclaration
Notification d'échec de prélèvement
Quand À chaque échec de prélèvement (1er, 2e ou 3e tentative) Contenu Notification que le prélèvement n'est pas passé, motif probable, invitation à vérifier Pièce jointe Aucune Action attendue Vérifier sa carte, son compte ou la provision
Bascule en Carte expirée
Quand Au moment où Unisoft détecte que la carte est expirée Contenu Information que la carte a expiré + lien personnalisé pour mettre à jour Pièce jointe Aucune Action attendue Cliquer sur le lien et saisir la nouvelle carte
Bascule en Interrompue
Quand Après le 3e échec consécutif, au moment de la bascule en Interrompue Contenu Information que l'abonnement est suspendu, lien de mise à jour si applicable Pièce jointe Aucune Action attendue Mettre à jour la carte ou contacter l'organisation
Fin de cycle (limite atteinte)
Quand Quand le nombre de prélèvements prévus est atteint, ou le plafond cumulé Contenu Information que l'abonnement est arrivé à son terme Pièce jointe Optionnellement, le récapitulatif annuel (si activé) Action attendue Optionnellement, souscrire un nouvel engagement
Notifications côté administrateurs
Les administrateurs de votre organisation reçoivent des emails sur certains événements. Ces emails ne remplacent pas la consultation régulière du backoffice, mais servent d'alerte pour les cas qui demandent une intervention rapide.
Échec de prélèvement
Quand À chaque échec d'un prélèvement Contenu Identité du donateur, montant, motif d'échec Destinataires Adresses email configurées dans les paramètres de notification Urgence Faible aux 1er et 2e échecs, élevée au 3e
Bascule en Interrompue
Quand Au moment du 3e échec Contenu Alerte : un abonnement passe en Interrompue , demande d'action Urgence Élevée
Bascule en Carte expirée
Quand À la détection d'une carte expirée Contenu Information : un abonnement passe en Carte expirée , lien de relance disponible Urgence Moyenne
Notifications qui n'existent PAS
Certaines actions ne déclenchent aucun email automatique — c'est à vous de prévenir le donateur si nécessaire :
Action Notification automatique ? Pourquoi ? Mise en pause par un admin❌ Non Souvent suite à un échange direct avec le donateur, qui sait déjà Réactivation par un admin❌ Non Idem Annulation définitive par un admin❌ Non À vous de communiquer la décision si nécessaire Changement de raison ❌ Non Information interne Modification du commentaire ❌ Non Information interne
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Communication manuelle
Pour les événements sans notification automatique, n'hésitez pas à
envoyer un email personnalisé. Une mise en pause expliquée par un
message bienveillant est mieux vécue qu'une simple disparition des
prélèvements.
Bonnes pratiques
Vérifiez dans les préférences de votre organisation que les bonnes adresses email reçoivent les notifications admin. Pour les abonnements interrompus ou en carte expirée, il est crucial qu'au moins une personne soit alertée et réactive.
Surveiller la délivrabilité
Les emails automatiques peuvent atterrir dans les spams des donateurs, surtout au premier envoi à une nouvelle adresse. Vérifiez de temps en temps avec un échantillon de donateurs s'ils reçoivent bien les confirmations et reçus fiscaux.
Compléter par des messages humains
Les notifications automatiques sont précieuses mais génériques . Pour les dossiers importants (gros donateurs, situation particulière), un message personnalisé de l'admin a beaucoup plus de poids.
Modèles d'emails à préparer
Préparez à l'avance des modèles pour les situations récurrentes :
Relance pour carte expirée (pour les donateurs qui ne réagissent pas au mail automatique)
Message de remerciement à l'anniversaire d'un abonnement (1 an, 5 ans)
Message en cas de mise en pause après remboursement (« Suite à notre échange… »)
Message d'annonce d'annulation après plusieurs échecs sans réponse
Schéma récapitulatif
Aller plus loin