Valider une transaction bancaire
Une fois dans l'écran de rapprochement bancaire, vous avez devant vous la liste des transactions de votre relevé bancaire qui ne sont pas encore validées. Cette page vous guide dans la procédure de pointage.
Avant de commencer
Assurez-vous d'avoir :
- ✅ Accès à l'écran de rapprochement bancaire (voir Accéder au rapprochement bancaire)
- ✅ Votre relevé bancaire récent sous les yeux (ou en parallèle dans une autre fenêtre) pour cas de doute
- ✅ Du temps (15 à 60 minutes selon le volume)
Le workflow général
Procédure pas à pas
- 1
Ouvrir l'écran de rapprochement
Module Budget → bouton Rapprochement Bancaire dans le sous-header.
- 2
Choisir l'association concernée
Si vous gérez plusieurs associations, cliquez sur l'onglet correspondant en haut de l'écran.
- 3
Sélectionner le compte bancaire
Si plusieurs comptes bancaires sont liés, choisissez celui que vous voulez pointer.
- 4
Parcourir les transactions en attente
La table affiche toutes les transactions non encore validées. Travaillez de la plus ancienne à la plus récente pour rester chronologique.
- 5
Pour chaque transaction, lire la suggestion automatique
Unisoft tente de rapprocher automatiquement chaque transaction bancaire d'une opération de votre Budget (en se basant sur la date et le montant). Si une suggestion vous est proposée :
- Vérifiez que la suggestion est correcte (bon donateur, bon montant, bonne date à quelques jours près)
- Validez d'un clic si tout est cohérent
- Rejetez la suggestion si elle est manifestement fausse
- 6
Cas sans suggestion : chercher manuellement
Si aucune suggestion automatique n'est proposée, vous pouvez :
- Rechercher une opération Unisoft existante qui correspond
- Créer une opération manquante directement (par exemple pour des frais bancaires ou un virement reçu sans saisie préalable)
- 7
Confirmer la validation
Une fois la correspondance trouvée et confirmée, la transaction passe au statut Validée et disparaît de la liste des transactions en attente.
Les cas typiques
Cas 1 : don en ligne reçu sur la banque
| Élément | Détail |
|---|---|
| Ligne bancaire | « Stripe XX12345 — 100 EUR » le 15 mai |
| Opération Unisoft | « Don de Sarah Cohen — 100 € » le 13 mai via Stripe |
| Action | Valider la suggestion automatique |
| Délai | Normal : 1 à 3 jours entre le don et le crédit bancaire |
Cas 2 : chèque encaissé
| Élément | Détail |
|---|---|
| Ligne bancaire | « Remise chèque — 250 EUR » le 20 mai |
| Opération Unisoft | « Don par chèque de David Lévy — 250 € » saisi le 10 mai |
| Action | Valider manuellement (la suggestion automatique peut être moins fiable pour les chèques) |
| Délai | Souvent 5 à 15 jours entre la saisie et l'encaissement |
Cas 3 : frais bancaires
| Élément | Détail |
|---|---|
| Ligne bancaire | « Frais tenue de compte — 8 EUR » le 1er mai |
| Opération Unisoft | Aucune (vous ne l'avez pas saisie) |
| Action | Créer une charge de 8 € sur le livret approprié (souvent Caisse principale ou un livret « Frais bancaires ») |
| Délai | Mensuel récurrent |
Cas 4 : virement reçu d'une fondation
| Élément | Détail |
|---|---|
| Ligne bancaire | « Virement reçu — Fondation Hazan — 5 000 EUR » le 12 mai |
| Opération Unisoft | Aucune (rentrée non saisie) |
| Action | Créer une rentrée de 5 000 € sur le livret « Aide aux familles » |
| Délai | Immédiat |
Cas 5 : ligne bancaire incompréhensible
| Élément | Détail |
|---|---|
| Ligne bancaire | « Virement 1 200 EUR — ABCDE2025-XYZ » le 30 mai |
| Opération Unisoft | Aucune correspondance évidente |
| Action | Investiguer : contacter la banque ou attendre quelques jours qu'un don promis arrive sur Unisoft. Ne pas valider tant que l'origine n'est pas claire. |
Que faire si vous trouvez un écart ?
Un écart entre votre relevé bancaire et votre Budget Unisoft peut révéler :
| Type d'écart | Cause possible | Action |
|---|---|---|
| Crédit sur la banque, pas dans Unisoft | Don saisi en retard, virement direct non saisi | Ajouter l'opération dans Unisoft |
| Opération Unisoft, pas de crédit bancaire | Chèque non encore encaissé, don en attente de virement Stripe | Attendre quelques jours |
| Montants différents | Frais bancaires non déduits, erreur de saisie | Corriger l'opération Unisoft |
| Dates différentes | Délai normal entre paiement et crédit | Vérifier les dates, valider si écart raisonnable |
Bonnes pratiques
- Travaillez par lots : ne pointez pas une transaction à la fois — réservez une session de 15 à 30 minutes
- Suivez l'ordre chronologique : pointez la plus ancienne d'abord pour reconstituer l'histoire
- Ne validez pas dans le doute : si vous n'êtes pas certain, laissez en attente et revenez avec plus d'informations
- Notez les anomalies : un fichier à part avec les écarts à régulariser facilite le travail
- Calez la fréquence sur votre rythme : hebdomadaire ou mensuelle, mais régulière
- Conservez vos relevés : en cas de contrôle, vous aurez besoin du relevé bancaire d'origine
Limites actuelles
L'écran de rapprochement en new_ui couvre les opérations courantes. Pour certains besoins avancés (rapports détaillés de rapprochement, export de pointage, suivi pluriannuel), des fonctionnalités complémentaires sont disponibles sur demande auprès du support Unisoft.