Calendriers et créneaux
Un calendrier dans Unisoft est une liste de créneaux datés que vos visiteurs peuvent réserver depuis un formulaire. Chaque créneau (ou slot) est défini par une date, une heure et une capacité (nombre maximal de réservations).
C'est l'outil idéal pour tout formulaire impliquant un choix d'horaire : prise de rendez-vous, inscription à une session de cours, réservation d'une place dans un atelier.
Cas d'usage typiques
| Calendrier | Configuration courante |
|---|---|
| RDV avec le Rav | 1 créneau de 30 min toutes les heures sur 3 demi-journées, capacité = 1 |
| Cours de Talmud du jeudi soir | 1 créneau par semaine, capacité = 25 |
| Atelier cuisine de Pourim | 3 séances dans la semaine, capacité = 12 chacune |
| Visite guidée | 4 créneaux dans la journée, capacité = 8 |
| Audition d'enfants pour la chorale | 1 créneau de 15 min toutes les 20 min, capacité = 1 |
Où trouver les calendriers
Les calendriers ont leur propre route dans le backoffice : /app/forms/calendar.
La page liste tous vos calendriers avec leurs colonnes principales :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date de création | Date au format JJ/MM/AAAA |
| Nom | Libellé du calendrier |
| Formulaire | Formulaire auquel ce calendrier est rattaché |
| Action | Bouton pour éditer la configuration |
| Créneaux | Bouton violet (icône calendrier) qui ouvre la gestion des créneaux (/app/form/calendar/slots?id=...) |
Anatomie d'un calendrier
| Élément | Description |
|---|---|
| Nom | Libellé visible (ex. « RDV Rav — Septembre 2026 ») |
| Formulaire rattaché | Chaque calendrier est associé à un formulaire |
| Slot | Une plage horaire datée avec capacité |
| Capacité | Nombre maximal de visiteurs pouvant réserver ce créneau |
Créer un calendrier
Deux façons de procéder selon ce que vous avez sous la main.
Depuis la fiche d'un formulaire (recommandé)
- 1
Ouvrir la fiche du formulaire
Depuis la liste (
/app/forms/list), cliquez sur l'icône œil pour ouvrir la fiche. - 2
Cliquer sur « Lier un Calendrier »
Dans la colonne de droite, vous trouvez une carte Calendrier avec un bouton Lier un Calendrier. Ce bouton ouvre la création d'un nouveau calendrier directement rattaché à ce formulaire.
- 3
Renseigner le nom du calendrier
Donnez un nom descriptif (ex. « Cours de Talmud — Automne 5786 »).
- 4
Enregistrer
Le calendrier est créé et lié au formulaire.
Depuis la page Calendriers
- 1
Ouvrir la page Calendriers
Accédez à
/app/forms/calendardepuis la barre latérale du module Formulaires. - 2
Cliquer sur « Nouveau calendrier »
Bouton en haut à droite.
- 3
Renseigner le nom et le formulaire
Choisissez le formulaire auquel rattacher ce calendrier.
- 4
Enregistrer
Le calendrier est créé, vide de créneaux.
Ajouter des créneaux
- 1
Ouvrir la gestion des créneaux
Depuis la liste des calendriers (
/app/forms/calendar), cliquez sur le bouton violet (icône calendrier) de la colonne Créneaux pour ouvrir la page/app/form/calendar/slots?id=....Vous pouvez aussi y accéder directement depuis la fiche du formulaire via le bouton Modifier les Crénaux (carte Calendrier dans la colonne de droite).
- 2
Cliquer sur « Ajouter un créneau »
Bouton dans la barre d'actions. Une fenêtre s'ouvre.
- 3
Définir la date, l'heure et la durée
Renseignez la date et l'heure de début, ainsi que la durée si applicable.
- 4
Définir la capacité
Indiquez combien de visiteurs peuvent réserver ce créneau. Mettez 1 pour un RDV individuel, 20 pour une session de cours, etc.
- 5
Enregistrer
Le créneau apparaît dans la liste du calendrier. Répétez pour tous les créneaux à proposer.
Comportement côté visiteur
Quand le visiteur ouvre le formulaire :
- Il voit la liste des créneaux disponibles avec date et heure
- Les créneaux complets sont marqués comme tels et non sélectionnables
- Une fois un créneau choisi et la soumission validée, la capacité restante diminue de 1
- Si tous les créneaux sont complets, un message indique « Aucun créneau disponible »
Suivi des réservations
Depuis la fiche du formulaire, la vue des soumissions affiche un panneau dépliable avec le calendrier et un filtre par créneau. Vous pouvez ainsi isoler les soumissions liées à un créneau précis pour préparer une feuille d'émargement.
Voir Gérer les soumissions.
Cas particuliers
Modifier la capacité après réservations
Vous pouvez augmenter la capacité d'un créneau à tout moment (ouvrir des places supplémentaires). En revanche, diminuer la capacité en dessous du nombre de réservations actuelles ne supprimera pas les réservations existantes, mais aucune nouvelle ne sera acceptée.
Réservation payante
Combinez un calendrier avec un formulaire payant : le visiteur choisit son créneau et règle dans la même soumission. La réservation n'est confirmée qu'après réception du paiement si vous avez activé Les Soumissions sont validées uniquement après le paiement (utile pour limiter les no-show).
Calendrier multi-organisation
Chaque calendrier est rattaché à une organisation. Si votre compte gère plusieurs associations, créez les calendriers séparément dans chacune.
Bonnes pratiques
- Nommez explicitement vos calendriers avec la période concernée (« RDV Rav — Septembre », « Cours Talmud — 5786 »)
- Prévoyez une marge entre deux créneaux pour éviter les retards (créez vos slots avec un battement de 5-10 min)
- Associez un modèle d'email de confirmation pour rappeler au visiteur l'horaire réservé
- Surveillez le remplissage régulièrement pendant la période de réservation
- Archivez les anciens calendriers une fois la période passée pour garder une liste propre