Gérer les soumissions
Chaque réponse envoyée par un visiteur sur un de vos formulaires est une soumission. La vue des soumissions vous permet de toutes les consulter, filtrer, traiter individuellement ou en groupe, et exporter depuis un seul endroit.
Accéder aux soumissions
Deux façons d'arriver sur la vue :
- Depuis la liste des formulaires (
/app/forms/list) : cliquez sur l'icône document texte (file-text) d'une ligne - Depuis la fiche d'un formulaire : bouton Voir les Soumissions dans le sub-header
Route directe : /app/form/submit?id=<id>.
Les quatre états d'une soumission
| État | Libellé | Couleur | Signification |
|---|---|---|---|
| SUBMIT | Soumis | Orange | Soumission reçue, en attente de traitement |
| VALIDE | Validé | Vert | Soumission acceptée — le visiteur est pris en compte |
| INVALIDE | Invalidé | Rouge | Soumission rejetée (incomplète, doublon, paiement échoué) |
| ARCHIVED | Archivé | Cyan | Soumission mise de côté pour ne plus apparaître dans les vues actives |
Les onglets en haut du tableau permettent de basculer entre ces états avec un compteur par onglet.
Anatomie de la vue
| Zone | Rôle |
|---|---|
| Sub-header | Recherche de contact + filtres avancés (MongoFilters) |
| KPIs | Quatre cartes : Montant total des inscriptions, Montant réglé, Montant non réglé, Nombre d'inscriptions (toutes en devise) |
| Onglets de statut | Bascule Validé / Soumis / Invalidé / Archivé avec compteurs |
| Export | Bouton Export (icône cloud) |
| Ajout manuel | Bouton Ajouter une Inscription (pour formulaires payants) |
| Actions de Groupe | Menu disponible quand au moins une ligne est sélectionnée |
| Tableau | Liste paginée des soumissions |
| Calendriers liés | Si le formulaire a un calendrier, un panneau dépliable filtre par créneau |
Colonnes du tableau
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date de soumission | Date et heure (JJ/MM/AAAA HH:MM) |
| Remarque | (uniquement onglet Soumis) signal en rouge si le contact a déjà une soumission validée sur ce formulaire |
| Contact | Nom du visiteur (lien vers la fiche contact) |
| Total | Montant total de la soumission (pour formulaires payants) |
| Réglé | Montant déjà payé (en vert) |
| Reste | Montant restant à régler (en rouge) |
| Moyen de Paiement | (si le formulaire propose des moyens alternatifs) Espèces / Chèques / Virements / En Ligne |
| Statuts pers. | (si le formulaire a des statuts personnalisés) sélecteur multi pour appliquer / retirer des étiquettes |
| Action | Bouton de visualisation + menu d'actions |
Actions sur une soumission
Bouton de visualisation
Cliquez sur l'icône œil (Visibility) pour ouvrir le détail complet de la soumission dans un panneau latéral : tous les champs remplis, état du paiement, historique.
Menu d'actions
Le menu déroulant (icône crayon) propose, selon le contexte :
| Action | Quand elle apparaît | Effet |
|---|---|---|
| Récupérer le Lien | Formulaire payant | Génère un lien de paiement personnel pour cette soumission |
| Renvoyer le lien de paiement | Formulaire payant | Renvoie un email avec le lien de paiement (utile si le visiteur a perdu le premier email) |
| Modifier la Soumission | Formulaire payant | Ouvre une fenêtre d'édition (corriger les réponses, ajuster les quantités, modifier l'identité) |
| Valider la soumission | État différent de Validé | Passe la soumission en VALIDE |
| Invalider la soumission | État différent de Invalidé | Passe la soumission en INVALIDE |
| Archiver la soumission | Soumission non archivée | Passe la soumission en ARCHIVED |
| Désarchiver la soumission | Soumission archivée | Sort la soumission de l'archive et la repasse à son état précédent |
Chaque action ouvre un Popconfirm de confirmation avant exécution.
Statuts personnalisés
Si le formulaire a été configuré avec des statuts personnalisés (onglet Gestion de l'assistant), une colonne dédiée affiche un sélecteur multiple. Vous appliquez ou retirez des étiquettes directement sans ouvrir la soumission. Idéal pour suivre vos propres workflows (« relancé », « confirmé téléphone », « VIP », etc.).
Actions de Groupe
Sélectionnez plusieurs soumissions via les cases à cocher à gauche de chaque ligne. Le bouton Action de Groupe en haut à droite devient actif et indique le nombre de soumissions sélectionnées. Le menu propose :
| Action groupée | Effet |
|---|---|
| Créer une campagne de message | Ouvre une nouvelle campagne (email / SMS / WhatsApp) avec les contacts ou identités des soumissions sélectionnées pré-remplis |
| Ajouter des catégories | Applique en une fois une ou plusieurs catégories (tags) aux contacts liés aux soumissions sélectionnées |
Ajout manuel d'une inscription
Pour saisir une soumission à la place d'un visiteur (inscription par téléphone, en personne, paiement par espèces) :
- 1
Cliquer sur « Ajouter une Inscription »
Bouton en haut à droite de la vue. Si votre organisation accepte plusieurs devises, un menu vous propose de choisir la devise avant l'ouverture.
- 2
Remplir le formulaire
Saisissez les réponses du visiteur exactement comme il l'aurait fait. Pour un formulaire payant, vous pouvez aussi enregistrer le moyen de paiement utilisé (Espèces, Chèques, Virements).
- 3
Soumettre
La soumission est créée. Selon les règles de validation du formulaire, elle apparaît en Soumis ou directement en Validé.
Filtres avancés
Le sub-header propose un système de filtres avancés (MongoFilters) pour croiser plusieurs critères : champs personnalisés du formulaire, statuts, dates, calendrier, etc. Configurez vos filtres pour répondre à des questions précises :
- « Combien de soumissions validées sur le repas de Pessah ce mois-ci ? »
- « Quelles sont les soumissions en attente avec paiement par virement non reçu ? »
- « Quels contacts ont coché telle option dans le formulaire ? »
Recherche par contact
Le champ de recherche dans le sub-header permet de retrouver toutes les soumissions d'un contact donné. Pratique pour résoudre une question d'un visiteur au téléphone.
Détail d'une soumission
En cliquant sur l'icône œil d'une ligne, vous ouvrez un panneau latéral qui contient :
- Bandeau avec date, état, contact
- Tous les champs remplis par le visiteur
- État du paiement (montant, mode, statut) avec lien vers le Paiement associé pour les formulaires payants
- Historique : créations, validations, modifications, emails envoyés
Export des soumissions
Le bouton Export (icône cloud) en haut à droite télécharge toutes les soumissions selon les filtres actifs.
- 1
Appliquer les filtres souhaités
Sélectionnez l'onglet (Soumis / Validé / etc.), appliquez la recherche par contact et les filtres avancés.
- 2
Cliquer sur « Export »
L'export récupère les soumissions filtrées avec toutes leurs colonnes (date, contact, montants, données du formulaire).
- 3
Télécharger le fichier
Le fichier est généré et téléchargé.
Lien avec le module Paiements
Toute soumission sur un formulaire payant crée automatiquement un paiement dans le module Paiements :
- L'état du paiement (en attente / validé / refusé) est synchronisé avec celui de la soumission selon les règles de validation configurées
- Si vous validez le paiement manuellement (chèque reçu, virement constaté), la soumission bascule en Validé (si Les Soumissions sont validées uniquement après le paiement est cochée)
- Le reçu fiscal est généré à la validation du paiement (si configuré)
Lien avec les contacts
Toute soumission identifiée crée ou met à jour un contact dans la base :
- Si l'email saisi existe déjà, la fiche contact est mise à jour
- Si l'email est nouveau, un contact est créé
- Les catégories auto-attribuées définies dans la configuration CRM du formulaire sont appliquées au contact
- Vous pouvez ajouter d'autres tags via l'action groupée Ajouter des catégories
Voir Contacts pour la gestion des contacts.
Cas particuliers
Doublon de contact
Si un même contact a déjà une soumission validée sur le formulaire, l'onglet Soumis affiche un avertissement en rouge dans la colonne Remarque (« Ce contact a déjà une soumission validée le ... »). Vous pouvez alors choisir d'invalider le doublon.
Paiement échoué
Si le visiteur a tenté de payer mais que la transaction a échoué :
- La soumission reste en Soumis avec un marqueur de paiement échoué
- Action recommandée : Renvoyer le lien de paiement depuis le menu de la ligne pour qu'il puisse réessayer
- Si vous estimez la soumission compromise, Invalider la soumission
Archiver toutes les soumissions d'un coup
Pour clôturer une saison ou un événement, utilisez l'option Archiver toutes les soumissions du menu d'actions du formulaire dans la liste (/app/forms/list).
Bonnes pratiques
- Traitez les soumissions en attente quotidiennement : ne laissez pas s'accumuler
- Configurez des modèles d'email : confirmation, validation — c'est ce qui crée la confiance des visiteurs
- Utilisez l'archivage plutôt que la suppression
- Tagguez vos contacts via les actions groupées pour faciliter la segmentation future
- Exportez régulièrement pour conserver une trace hors-ligne
Aller plus loin
- Modèles d'email
- Consulter les formulaires
- Paiements — synchronisation paiement / soumission
- Contacts — fiches alimentées par les soumissions