Archiver un livret
L'archivage est la manière propre de fermer un livret dont le projet est terminé, sans perdre son historique. C'est l'équivalent de « ranger un dossier » : le livret n'apparaît plus dans la grille active du Budget, mais toutes ses opérations restent consultables et exportables.
Archivage ou suppression ?
Unisoft n'autorise pas la suppression définitive d'un livret qui a déjà des opérations comptables — c'est volontaire pour préserver l'intégrité de votre historique.
| Action | Effet | Réversible ? |
|---|---|---|
| Archiver | Le livret est masqué de la grille Budget | ✅ Oui (désarchivage) |
| Supprimer | Réservé aux livrets vides (sans opérations) | ❌ Non (irréversible) |
Même pour un livret resté vide pendant longtemps, l'archivage est préférable à la suppression. Vous gardez ainsi une trace que ce projet a existé.
Quand archiver un livret ?
| Cas | Décision |
|---|---|
| Projet terminé, solde épongé à zéro | Archiver |
| Cagnotte ou campagne clôturée | L'archivage est géré dans le module Cagnottes ou Campagnes |
| Livret inutilisé sans opération | Archiver pour faire le ménage |
| Livret avec solde encore positif | Transférer le solde vers un autre livret avant d'archiver |
| Livret avec solde négatif | Régulariser avant d'archiver |
Avant d'archiver : régulariser le solde
Pour garder votre comptabilité propre, il est recommandé d'amener le solde à zéro avant d'archiver :
| Solde actuel | Action recommandée |
|---|---|
| 0 € | Vous pouvez archiver directement |
| Positif | Transférez le solde restant vers la Caisse principale ou un autre livret actif. Voir Transférer des fonds entre livrets |
| Négatif | Régularisez en transférant des fonds depuis un autre livret pour combler le déficit |
Procédure d'archivage
L'archivage d'un livret se fait depuis les vues administratives. La procédure générale est la suivante :
- 1
Régulariser le solde
Vérifiez que le solde est à zéro (ou acceptez l'écart en connaissance de cause).
- 2
Ouvrir la liste détaillée des livrets
Cette vue est accessible aux administrateurs disposant des droits avancés sur le Budget.
- 3
Cliquer sur « Archiver »
À droite de la ligne du livret, cliquez sur Archiver. Une confirmation vous est demandée :
« Êtes-vous sûr de vouloir archiver ce livret ? »
- 4
Confirmer
Cliquez sur Oui. Le livret disparaît immédiatement de la grille active de la page Budget.
Que devient un livret archivé ?
| Élément | Après archivage |
|---|---|
| Carte sur la page Budget | Masquée |
| Solde dans le total global | Exclu du calcul |
| Opérations passées | Conservées (toujours consultables via la vue archive) |
| Lien avec les paiements existants | Préservé |
| Possibilité de recevoir de nouveaux paiements | Désactivée (le livret ne sera plus proposé dans les listes) |
| Possibilité de désarchiver | ✅ Oui |
Désarchiver un livret
Si vous avez archivé un livret par erreur ou que le projet reprend, vous pouvez le désarchiver :
- 1
Ouvrir la liste des livrets archivés
Depuis la vue de gestion des livrets, basculez sur le filtre Archivés.
- 2
Cliquer sur « Désarchiver »
À droite de la ligne, cliquez sur Désarchiver.
- 3
Confirmer
« Êtes-vous sûr de vouloir désarchiver ce livret ? »
Cliquez sur Oui. Le livret réapparaît dans la grille active de la page Budget avec son solde et son historique intacts.
Cas particuliers
Livret de cagnotte ou de campagne
Les livrets générés automatiquement par une cagnotte ou une campagne sont archivés via l'archivage de l'entité parente. Pour archiver le livret d'une cagnotte, archivez la cagnotte elle-même dans le module Cagnottes.
La Caisse principale ne peut pas être archivée
La Caisse principale est un livret système indispensable au fonctionnement du Budget. Elle ne peut être ni archivée ni supprimée.
Livret avec solde non nul
Vous pouvez techniquement archiver un livret au solde non nul, mais cela fausse l'image globale de votre trésorerie :
- Le solde du livret archivé n'est plus compté dans le solde total
- Il reste cependant traçable via l'historique
Toujours transférer le solde avant d'archiver, sauf cas exceptionnel.
Bonnes pratiques
- Archivez en fin d'exercice : juste après la clôture comptable annuelle, archivez les livrets de projets terminés dans l'année
- Documentez la fermeture : mettez à jour la description avec une date de clôture et un mot de contexte (« Clos au 31/12/2025, projet livré »)
- Nommez clairement les archives : si vous prévoyez d'archiver, ajoutez l'année au nom (« Rénovation 2025 ») pour éviter les confusions
- Faites un export d'historique : avant d'archiver, exportez ou téléchargez les opérations pour vos archives personnelles