Rappels

Pour :Administrateur

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Vue de la page « rappels »

Les Rappels sont un carnet de notes daté partagé par votre équipe. Vous y consignez tout ce que vous ne voulez pas oublier : une promesse de don à relancer, un rendez-vous avec un fidèle, l'échéance d'un dossier administratif, un Yom Tov à préparer.

Route : /app/rappels

À quoi ça sert vraiment

Le module Rappels est un tableau cross-contacts : il ne se consulte pas depuis la fiche d'une personne mais comme une vue d'ensemble des dates à venir pour toute l'organisation. C'est l'équivalent d'un agenda partagé, en plus simple et orienté action.

ℹ

Notification automatique à l'échéance

Quand un rappel arrive à échéance, Unisoft envoie automatiquement une notification système au destinataire approprié :

• Rappel Personnel : la notification est envoyée à l'administrateur qui a créé le rappel (lui seul).
• Rappel pour toute l'organisation : la notification est envoyée à tous les membres de l'équipe qui ont accès au module Rappels.

La notification contient le titre du rappel (date) et la description que vous avez saisie. Elle est délivrée via les canaux de notification Unisoft configurés pour votre organisation. La date de déclenchement est mémorisée sur le rappel pour éviter les renvois en double.

En complément, vous pouvez consulter le tableau Rappels à tout moment pour avoir la vue d'ensemble des échéances à venir.

Les trois vues du module

La page Rappels propose trois vues alternables via un sélecteur en haut à droite :

Vue	Pour quoi faire ?
Rappels (par défaut)	Liste de tous les rappels libres saisis par votre équipe
Hazkara	Vue dérivée centrée sur les commémorations de décès des contacts décédés
Anniversaires	Vue dérivée centrée sur les anniversaires (hébraïques ou grégoriens) des contacts

Les vues Hazkara et Anniversaires sont des lectures filtrées dérivées des données des fiches contact et des rappels du module ; elles sont documentées sur leurs pages dédiées : Rappels Hazkara et Rappels Anniversaires.

La vue principale : le tableau des rappels

Anatomie de la page

La page est organisée en :

1. Barre supérieure : recherche par contact, sélecteur de vue (Rappels / Hazkara / Anniversaires).
2. Onglets de statut : Actif (rappels non traités) / Terminé (rappels archivés).
3. Tableau central : la liste des rappels filtrés.
4. Actions globales : export CSV, ajout d'un rappel.

Les colonnes du tableau

Colonne	Contenu
Date Grégorien	Date civile au format JJ/MM/AAAA - HH:mm
Date Hébraïque	Équivalent hébraïque calculé automatiquement (ex : 15 Tichri 5786 - 09:00)
Contact	Nom du contact lié si renseigné — cliquable pour ouvrir sa fiche. - si aucun contact n'est rattaché
Type	Personnel (visible par vous seul) ou Organisation (visible par toute l'équipe)
Calendrier	Grégorien ou Hébraïque — détermine le mode de calcul des récurrences
Description	Note libre — l'objet du rappel
Récurrence	Chaque Semaine, Chaque Mois, Chaque Année, ou Chaque Rosh Hodesh (uniquement en calendrier hébraïque). - si rappel unique
Actions	Boutons Modifier et Supprimer

Pagination

20 rappels par page par défaut. Une pagination classique en bas du tableau permet de naviguer.

Filtrer et rechercher

Onglets Actif / Terminé

Deux états sont possibles pour un rappel :

• Actif : le rappel est en cours, à venir ou passé mais non encore traité.
• Terminé : le rappel a été traité — vous ne le voyez plus dans la vue par défaut.

Chaque onglet affiche le compteur entre parenthèses (Actif (12), Terminé (45)).

ℹ

Comment passer un rappel à Terminé ?

Le passage à l'état Terminé se fait via le champ finished du rappel en base. L'interface ne propose pas de bouton dédié dans le tableau pour marquer un rappel comme terminé — pour archiver un rappel traité, le plus simple est de le supprimer (corbeille rouge), ce qui le retire de la vue Actif. La distinction Actif / Terminé est exposée par le filtre mais reste essentiellement un héritage : dans l'usage courant, on alterne Ajouter et Supprimer.

Recherche par contact

Une barre Rechercher un contact en haut à gauche permet de filtrer la liste pour n'afficher que les rappels liés à un contact donné. Utile pour préparer un appel : « Quels rappels ai-je posés sur David Cohen ? ».

Créer un rappel

Cliquez sur Ajouter un Rappel en haut à droite. Le formulaire vous demande :

1. 1

   Choisir le type de calendrier

   Grégorien ou Hébraïque. Ce choix détermine :

   • L'interface de saisie de la date.
   • Le mode de récurrence (le mode hébraïque ajoute l'option Chaque Rosh Hodesh).
   • Comment les répétitions sont calculées dans le temps (en années solaires ou en années hébraïques).
2. 2

   Définir Personnel ou pour toute l'organisation

   • Rappel Personnel : visible uniquement par l'administrateur qui le crée.
   • Rappel pour toute l'organisation : visible par tous les membres de l'équipe qui ont accès au module Rappels.
3. 3

   Saisir la date et l'heure

   Date au format JJ/MM/AAAA, heure au format HH:mm. En calendrier hébraïque, un convertisseur s'affiche pour saisir directement la date hébraïque.

4. 4

   Choisir Une Fois ou Plusieurs Fois

   • Une Fois : rappel ponctuel.
   • Plusieurs Fois : rappel récurrent. Il faut alors préciser :
     • Le type de récurrence : Chaque Semaine, Chaque Mois, Chaque Année, ou Chaque Rosh Hodesh (uniquement en hébraïque).
     • Le nombre de fois : laissez vide pour une récurrence infinie, ou indiquez un nombre précis (ex : 12 pour 12 mois consécutifs).
5. 5

   Lier à un contact (optionnel)

   Vous pouvez attacher le rappel à un contact existant. Le rappel apparaîtra alors aussi dans l'historique du contact. Champ facultatif — laissez vide pour un rappel sans contact (ex : « Renouveler la cotisation Datadock »).

6. 6

   Rédiger la description

   Champ requis. Décrivez en clair l'objet du rappel — c'est ce que vous lirez quand la date arrivera.

7. 7

   Valider

   Cliquez sur Valider. Le rappel est enregistré et apparaît immédiatement dans le tableau.

Exemples d'usage

Situation	Type	Calendrier	Récurrence	Description
Relancer une promesse de don dans 3 mois	Personnel	Grégorien	Une fois	Relancer David Cohen sur sa promesse de 1 800 €
Préparer Yom Kippour chaque année	Organisation	Hébraïque	Chaque année	Commander les livres de prières et préparer le planning des offices
Récitation du Téhilim de Rosh Hodesh	Personnel	Hébraïque	Chaque Rosh Hodesh	Téhilim 104 et bénédiction du mois
Suivi mensuel d'un dossier d'aide	Organisation	Grégorien	Chaque mois (12 fois)	Appeler la famille Lévy pour faire le point sur leur situation
Renouveler l'attestation d'intérêt général	Organisation	Grégorien	Chaque année	Déposer le dossier à la préfecture

Modifier ou supprimer

Dans la colonne Actions de chaque ligne :

• Bouton crayon (Modifier) : rouvre le formulaire pré-rempli. Vous pouvez corriger date, description, récurrence ou contact lié, puis revalider.
• Bouton corbeille (Supprimer) : une confirmation est demandée (Êtes-vous sûrs de vouloir annuler ce Rappel ?). La suppression est réversible côté base — le rappel est passé en active: false (soft-delete) — mais l'interface ne propose pas d'écran de restauration. Considérez la suppression comme définitive du point de vue utilisateur.

Export CSV

Le bouton Export en haut à droite télécharge un fichier CSV avec toutes les colonnes du tableau (Date Grégorien, Date Hébraïque, Contact + Email + Tel, Type, Calendrier, Description, Récurrence) pour les rappels correspondant au filtre actif.

Format du fichier : export_rappels_JJ_MM_AAAA_HH_mm.csv.

Utile pour :

• Préparer un planning à imprimer pour l'équipe.
• Archiver les rappels traités d'une année.
• Croiser avec un calendrier externe (Google Calendar, Outlook).

★

Import dans un calendrier externe

Le fichier CSV n'est pas un format de calendrier (iCal/ICS). Vous ne pouvez pas l'importer directement dans Google Calendar. Pour synchroniser un agenda externe, ouvrez le CSV dans Excel ou Google Sheets, sélectionnez les colonnes utiles et collez-les comme événements manuels.

Cas particuliers

• Contact archivé : le rappel reste visible dans le tableau, mais la cellule Contact affiche - car le contact n'est plus actif.
• Contact décédé : un rappel lié à un contact décédé reste visible dans la vue Rappels classique. Pour la vue Hazkara (commémoration annuelle automatique), voir Rappels Hazkara.
• Rappel personnel d'un collègue : vous ne voyez pas les rappels personnels créés par d'autres administrateurs. Seuls vos rappels personnels + les rappels Organisation sont visibles dans votre tableau.
• Calendrier hébraïque et années bissextiles : le mode Chaque Année en hébraïque tient compte des années Adar I / Adar II. Une date dans Adar tombera dans Adar II lors d'une année bissextile, comme c'est l'usage halakhique.

Pour aller plus loin

• Rappels Hazkara — la vue dérivée pour les commémorations de décès
• Rappels Anniversaires — la vue dérivée pour les anniversaires hébraïques et grégoriens
• La fiche contact — où retrouver les rappels d'un contact donné