Comprendre un contact
Un contact est l'unité fondamentale du CRM Unisoft. C'est la fiche unique qui représente une personne (ou une entreprise) connue de votre organisation : un fidèle, un donateur, un membre du bureau, un prestataire, un parent d'élève, un visiteur de passage.
Tous les autres objets de votre base — paiements, promesses, abonnements, reçus fiscaux, soumissions de formulaires, envois d'emails — se rattachent à un et un seul contact. C'est ce qui permet à Unisoft de bâtir la vision 360° d'une personne.
Ce qu'un contact contient
Une fiche contact regroupe cinq familles d'informations.
1. Identité
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Nom | Nom de famille, stocké en MAJUSCULES |
| Prénom | Prénom usuel, avec majuscule initiale (David) |
| Prénom hébraïque | Pour les rappels de Hazkara et anniversaires juifs (דוד) |
| Genre | Homme / Femme / Non renseigné |
| Date de naissance | Calcul automatique de l'âge grégorien et hébraïque |
| Description / Notes | Champ libre pour vos remarques internes |
Pour un contact décédé, des champs supplémentaires apparaissent : date du décès, prénoms hébraïques des parents, lieu d'enterrement. Ils alimentent automatiquement les rappels de Hazkara (commémorations annuelles).
2. Coordonnées
Un contact peut avoir plusieurs téléphones, plusieurs emails et plusieurs adresses. Le système distingue :
- Une coordonnée principale par catégorie : le téléphone principal, l'email principal, l'adresse principale. Ce sont elles qui s'affichent en premier et qui sont utilisées par défaut pour les envois (SMS, email, courrier).
- Des coordonnées secondaires, étiquetées par type (
Domicile,Bureau,Société,Autre).
Exemple — David Cohen, fidèle régulier :
- Tel principal : +33 6 12 34 56 70 (mobile perso)
- Tel secondaire « Bureau » : +33 1 42 00 00 00
- Email principal : david.cohen@exemple-unisoft.org
- Adresse principale : 12 rue de la Paix, 75002 Paris
Pour le détail, voir Onglet Informations principales.
3. Liens avec d'autres contacts
Un contact peut être lié à d'autres contacts via des relations familiales (conjoint, parent, enfant, frère/sœur, etc.) saisies dans l'onglet Relations de sa fiche.
- C'est à partir de ces relations qu'Unisoft déduit automatiquement le foyer d'une personne — vous n'avez pas besoin de créer une « famille » à la main.
- Les liens (
MARI,PERE,ENFANT,FRERE…) servent à reconstruire l'arbre généalogique et la cellule familiale, à proposer les rappels Hazkara aux bons proches, à éviter les doublons de courrier dans un même foyer. - L'ancienne vue Familles (
/app/contact/famille), qui permettait de regrouper manuellement des contacts sous une étiquette commune, reste accessible pour les bases historiques mais n'est plus le mécanisme recommandé. Voir Familles.
4. Segmentation
Vous pouvez étiqueter un contact avec autant de catégories que nécessaire. Une catégorie est un simple texte libre que vous créez à la volée : Donateurs réguliers, Membres du bureau, Bénévoles, Familles endeuillées, Élèves Talmud Torah…
Les catégories servent à :
- Filtrer le catalogue ou la recherche avancée.
- Cibler un envoi de message (campagne SMS / email).
- Restreindre l'accès à certains contacts via les permissions.
Vous pouvez aussi définir des champs personnalisés propres à votre organisation (par exemple : Numéro d'adhérent, Date d'arrivée dans la communauté, Préférence kaschrout). Voir Onglet Informations secondaires.
5. État du contact
Un contact possède plusieurs états qui modifient son comportement dans la base :
| État | Effet |
|---|---|
| Favori (étoile ⭐) | Mis en avant dans les listes de sélection rapide |
| Nouveau | Marqué automatiquement à la création ; le flag disparaît après la première consultation |
| Décédé | Apparaît dans la sous-liste « Décédés » du catalogue ; active la gestion Hazkara |
| Archivé | Sorti des vues actives sans être supprimé ; reste consultable |
| Supprimé (corbeille) | Soft delete : conservé pour audit, restaurable depuis la corbeille |
Contact « adulte » vs contact « enfant »
Quand vous ajoutez un enfant comme relation d'un contact parent, Unisoft crée une fiche contact distincte mais simplifiée : pas de coordonnées personnelles (les enfants n'ont normalement ni téléphone ni adresse), mais une filiation vers ses parents.
Sur la fiche d'un enfant :
- Les cartes Téléphones, Emails, Adresses n'apparaissent pas (héritées des parents).
- Une carte Parents apparaît en haut, avec des liens cliquables vers les fiches des parents.
- Les communications restent envoyées aux parents par défaut.
Identifiants externes et liens techniques
Une fiche peut porter plusieurs identifiants utiles à l'intégration avec d'autres systèmes :
| Identifiant | Usage |
|---|---|
| Numéro d'identité national (Teudat Zehout, etc.) | Champ unique par contact, utile pour les organisations soumises à une obligation d'identification |
| Identifiant Google | Synchronisation avec Google Contacts |
| Identifiant Apple | Synchronisation avec le carnet d'adresses Apple (CardDAV) |
| Gift Aid | Pour les organisations au Royaume-Uni : autorisation de récupération fiscale par l'État |
Comment un contact se relie aux autres modules
Le contact agit comme un point de jonction entre les modules d'Unisoft :
Concrètement, depuis une fiche contact vous accédez en un clic à :
- La liste de ses paiements (filtrée automatiquement sur lui).
- La liste de ses abonnements (prélèvements automatiques en cours).
- La liste de ses promesses (engagements pris, soldés ou non).
- L'arbre de sa famille.
- Ses reçus fiscaux déjà émis ou à générer.
Points de vigilance
Pour aller plus loin
- Le catalogue — comment lister et filtrer
- La fiche contact — la structure visuelle
- Onglet Informations principales — identité et coordonnées
- Onglet Informations secondaires — catégories et champs personnalisés