Suivre une session
La fiche détaillée d'une session est votre tableau de bord pour suivre tout ce qui se passe pendant et après l'événement. Cette page décrit les quatre onglets et explique comment lire les indicateurs clés.
Ouvrir la fiche d'une session
Trois chemins possibles :
- Depuis
/app/pe/list?groupe=[id-du-groupe], cliquez sur l'icône œil dans la colonne Actions. - Depuis le module Budget, cliquez sur le livret comptable de la session.
- Directement par URL :
/app/pe/fiche?id=[id-session].
L'URL de la fiche est stable, vous pouvez la mettre en favoris pour les sessions actives.
Vue d'ensemble de la fiche
La fiche est organisée en quatre onglets :
| Onglet | Contenu | Quand le consulter |
|---|---|---|
| Général | Identité de la session, statistiques temps réel, livret comptable, informations détaillées | Au quotidien : voir l'avancement |
| Formulaires | Liste des formulaires rattachés avec accès aux soumissions reçues | Vérifier les inscriptions, exporter la liste des inscrits |
| Cagnottes | Liste des cagnottes rattachées avec accès aux dons reçus | Suivre les contributions monétaires, voir les donateurs |
| Communication | Historique des messages envoyés en lien avec la session | Voir ce qui a déjà été envoyé, préparer une nouvelle campagne |
Chaque onglet affiche entre parenthèses le nombre d'éléments rattachés (ex : Formulaires (3), Cagnottes (1)).
Onglet Général : le cœur de la fiche
C'est l'écran d'accueil de la session. Il regroupe toutes les informations essentielles en un coup d'œil.
En-tête : identité de la session
- Titre (grand format) — le libellé de la session
- Éditer les infos — bouton pour modifier titre, libellé et description (multilingue)
- Lien de l'événement — bouton pour copier l'URL publique ou afficher le QR code (uniquement en mode standalone)
Carte « Montant collecté »
Encadré vert mettant en avant :
- Montant collecté brut (gros chiffre) — total des paiements reçus avant déduction des frais bancaires
- Net (sous le brut) — montant qui arrivera effectivement sur le compte bancaire après prélèvement des frais de la passerelle (Stripe, PayGreen, etc.)
💡 La différence brut/net dépend de la passerelle utilisée. Pour comprendre : Comprendre les frais bancaires.
Carte « Nombre de paiements »
Encadré bleu affichant le nombre total de paiements reçus sur la session (toutes cagnottes et formulaires payants confondus).
Livret comptable de la session
Sous les deux cartes, le livret comptable dédié à la session est affiché en pleine largeur. Il présente :
- Le budget complet (recettes, dépenses, marge)
- Les opérations comptables rattachées
- Le détail par catégorie de recettes (cagnottes, formulaires, etc.)
Cliquez sur le livret pour ouvrir son détail dans le module Budget.
Informations détaillées sur l'événement
Formulaire dépliable permettant de consulter et modifier :
- Dates de début et de fin
- Période d'affichage publique
- Image d'affiche
- Métadonnées SEO (titre, description, mots-clés pour les moteurs de recherche)
- Contenu enrichi (texte mis en forme, images)
- Adresse complète
- Liens supplémentaires (programme, plan, etc.)
Toutes les modifications sont sauvegardées en cliquant sur Valider en bas du formulaire.
Onglet Formulaires
Liste de tous les formulaires rattachés à la session.
Ce que vous pouvez faire ici
- Créer un nouveau formulaire rattaché à la session
- Modifier la structure d'un formulaire existant (ajouter/supprimer des champs, changer les options)
- Activer / désactiver un formulaire pour ouvrir ou fermer les inscriptions
- Consulter les soumissions reçues : qui s'est inscrit, avec quels choix, à quelle date
- Exporter la liste des inscrits (Excel, CSV)
Voir la documentation complète : Module Formulaires.
Onglet Cagnottes
Liste de toutes les cagnottes rattachées à la session.
Ce que vous pouvez faire ici
- Créer une nouvelle cagnotte rattachée à la session
- Modifier les lignes de caisse (ajouter Aliyah, Pétiha, Hagbaha, modifier les montants suggérés)
- Activer / désactiver une cagnotte
- Consulter les dons reçus : qui a donné, combien, sur quelle ligne
- Exporter la liste des contributions
Voir la documentation complète : Module Cagnottes.
Onglet Communication
Affiche l'historique des messages (email, SMS) envoyés en lien avec la session : invitations, rappels, remerciements post-événement.
Vous pouvez consulter chaque envoi (date, destinataires, taux d'ouverture si disponible) et préparer de nouvelles campagnes à destination des participants.
Lire les statistiques en pratique
Cas : préparer un point d'avancement
Pour un gala à venir :
- Ouvrez la fiche
- Regardez la carte montant collecté : combien a été engagé jusqu'ici
- Regardez le nombre de paiements : combien de personnes ont déjà contribué
- Allez sur l'onglet Formulaires pour voir le détail des réservations (nombre de places vendues, par jour)
- Allez sur l'onglet Cagnottes pour voir les honneurs les plus achetés
Cas : reporting post-événement
Après l'événement :
- Notez le brut et le net finaux depuis l'onglet Général
- Ouvrez le livret comptable pour voir la marge complète (recettes - dépenses si vous avez saisi des dépenses dans le livret)
- Exportez la liste des inscrits depuis l'onglet Formulaires (pour les remerciements ciblés)
- Exportez la liste des donateurs depuis l'onglet Cagnottes (pour les reçus fiscaux)
Le livret comptable est central
Tout au long du suivi, le livret comptable de la session est votre source de vérité financière :
- Il est alimenté automatiquement par tous les paiements liés
- Il vous permet de comparer avec les éditions précédentes (via le livret du groupe)
- Il vous donne accès aux opérations détaillées pour la comptabilité
Pour le détail des livrets et budgets : Module Budget.
Bonnes pratiques
| Sujet | Recommandation |
|---|---|
| Suivi quotidien | Mettez la fiche en favori pour les sessions actives, consultez le matin pour voir les nouvelles inscriptions de la veille |
| Brut vs net | Toujours communiquer en net pour le rapport interne (c'est ce qui arrive sur le compte) |
| Export | Faites l'export juste avant l'événement (pour avoir la liste des inscrits) et juste après (pour les remerciements et reçus) |
| Archivage | Une fois la session passée, désactivez-la (switch sur Off) — vous gardez l'historique mais elle disparaît du public |
Pour aller plus loin
- Cas particuliers — fermeture auto, annulation, remboursement
- Comprendre les frais bancaires — brut vs net en détail
- Module Budget — les livrets comptables
- Module Paiements — tous les paiements reçus