Cas particuliers

Pour :Administrateur

Cette page regroupe les situations moins fréquentes mais importantes à connaître : fermetures automatiques, annulations, remboursements, et les limites actuelles du module (calendrier hébraïque, Chabbat de tourisme).

Fermeture automatique (cutoff)

Le champ Fermer automatiquement (heures avant le début) sur une session permet de couper automatiquement les inscriptions et les paiements X heures avant la date de début.

Comment ça marche

• Vous saisissez une valeur en heures (ex : 48)
• 48 heures avant la date de début, la session devient inactive côté public
• Plus aucun visiteur ne peut s'inscrire ni payer
• Côté admin, la session reste accessible (vous pouvez consulter les inscrits, exporter, communiquer)

Quand l'utiliser

• Galas avec besoin de prévenir le traiteur du nombre exact de convives (cutoff à 72h)
• Chabbat où la préparation des repas demande un nombre figé (cutoff à 24h)
• Voyages ou événements avec logistique complexe (cutoff à plusieurs jours)

Quand laisser vide

• Événements ouverts jusqu'au dernier moment (collectes de dons, soutiens libres)
• Inscriptions physiques possibles sur place
• Vous souhaitez gérer la fermeture manuellement (en désactivant le switch « Session active »)

★

Cutoff vs désactivation manuelle

Les deux mécanismes coexistent : le cutoff agit automatiquement à l'échéance, la désactivation manuelle est immédiate à votre demande. Vous pouvez utiliser les deux (cutoff de sécurité + désactivation manuelle anticipée si besoin).

Annuler une cagnotte

Vous pouvez annuler une cagnotte rattachée à une session sans perdre les paiements déjà reçus.

Procédure

1. 1

   Ouvrir l'onglet Cagnottes de la session

   Sur la fiche de la session, allez sur l'onglet Cagnottes.

2. 2

   Désactiver la cagnotte

   Basculez le statut de la cagnotte sur Inactive. Elle disparaît immédiatement de la page publique.

3. 3

   Vérifier les paiements déjà reçus

   Les paiements antérieurs restent en base et continuent d'apparaître dans :

   • Le module Paiements
   • Le livret comptable de la session
   • L'historique du contact donateur
   • Les statistiques de la fiche

   Aucune donnée n'est perdue. Seule la collecte de nouveaux paiements est arrêtée.

4. 4

   (Optionnel) Rembourser les paiements

   Si l'annulation impose de rembourser les contributeurs, suivez la procédure dédiée — voir section ci-dessous.

Rembourser un paiement

Le module Parcours d'événements n'a pas de remboursement propre : la procédure passe par le module Paiements.

Cas typique

Vous annulez un gala et devez rembourser tous les inscrits qui ont déjà payé.

Procédure

1. Ouvrez le module Paiements
2. Filtrez par Parcours d'événement = [votre session] (filtre PE disponible dans les filtres avancés)
3. Pour chaque paiement à rembourser :
   • Ouvrez son détail
   • Suivez la procédure dédiée : Rembourser un paiement

ℹ

Remboursements via passerelle

Pour les paiements en ligne (carte bancaire, virement automatique), le remboursement passe par la passerelle (Stripe principalement). La somme est recréditée au donateur sous quelques jours.

⚠

Opérations comptables

Pour les remboursements qui ne passent pas par la passerelle (chèque, espèces, virement manuel), enregistrez l'opération comptable correspondante dans le livret de la session pour conserver une trace précise du flux financier.

Pas de gestion native du calendrier hébraïque

Le module Parcours d'événements travaille uniquement en calendrier grégorien.

Conséquence

Quand vous saisissez les dates d'une session Pessah ou Souccot, vous indiquez les dates grégoriennes (par exemple « 1er au 8 avril 2026 »), pas les dates hébraïques (« 15 au 22 Nissan »).

Ce que ça implique

• Vous devez vérifier vous-même les dates hébraïques chaque année (calendrier mural, application…)
• Le titre public peut mentionner la date hébraïque manuellement si vous le souhaitez (« Pessah 5786 » dans le titre, « 1-8 avril 2026 » dans les dates)
• Pour les Chabbat hebdomadaires, vous créez une session par semaine avec sa date du vendredi soir

Astuce pratique

Pour les fêtes annuelles récurrentes, dupliquez la session de l'année précédente plutôt que de tout ressaisir. Voir Créer une session — section Duplication. Vous n'avez qu'à mettre à jour les nouvelles dates grégoriennes.

Cas particulier : Chabbat de tourisme

Les Chabbat des voyageurs (par exemple un Chabbat pour un groupe de touristes en visite dans la communauté) ne passent pas par le module Parcours d'événements classique.

Pourquoi ?

Ce type d'événement est lié à un lieu (ville, site touristique) plutôt qu'à un calendrier propre. Il bénéficie d'une intégration spécifique côté visiteur (recherche par destination, comparaison entre sites).

Comment faire

Pour configurer un Chabbat de tourisme, utilisez le module Tourisme. Le module Tourisme expose ses propres outils pour :

• Définir le lieu (ville, synagogue d'accueil)
• Préciser ce qui est proposé sur place (repas, hébergement à proximité)
• Gérer les inscriptions de voyageurs

Le module Parcours d'événements reste utile pour les Chabbat de votre communauté locale (Chabbat hebdomadaires habituels).

Récapitulatif des bonnes pratiques

Situation	Quoi faire
Limiter les inscriptions à 48h avant	Définir cutoffHours: 48 à la création
Couper immédiatement les inscriptions	Basculer le switch « Session active » sur Off
Arrêter une collecte sans rembourser	Désactiver la cagnotte (statut Inactive)
Rembourser un paiement Stripe	Passer par le module Paiements (procédure dédiée)
Rembourser un paiement hors ligne	Enregistrer l'opération comptable dans le livret de la session
Saisir Pessah 5787	Utiliser les dates grégoriennes ; mentionner 5787 dans le titre public si pertinent
Organiser un Chabbat pour touristes	Utiliser le module Tourisme, pas Parcours d'événements

Pour aller plus loin

• Créer une session — paramètres complets dont le cutoff
• Suivre une session — consulter inscriptions et paiements
• Module Tourisme — Chabbat des voyageurs et événements liés à un lieu
• Rembourser un paiement — procédure détaillée