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Exporter les données

Pour :Administrateur

Une fois votre exploration construite et la prévisualisation conforme à votre besoin, vous pouvez exporter les résultats dans trois formats : XLSX (Excel), PDF Tableau ou PDF Fiches. Chaque format répond à un cas d'usage différent.

Vue d'ensemble des 3 formats​

FormatCas d'usage principalLimite de lignesUsage typique
XLSX (Excel)Analyse, retraitement, comptabilité50 000 lignesExport comptable, segmentation, croisement avec un autre outil
PDF TableauImpression rapide d'une liste500 lignesTableau de service, contrôle visuel imprimé
PDF FichesDossier physique par entité500 lignesFiches inscrits, fiches donateurs, dossier d'événement

Procédure générale​

  1. 1

    Construire ou ouvrir l'exploration

    Ouvrez la vue à exporter, ou créez-la depuis zéro. Vérifiez que la prévisualisation affiche bien les colonnes et le périmètre attendus.

  2. 2

    Vérifier le nombre de lignes

    Le compteur en bas du tableau indique le nombre total de lignes. Vérifiez qu'il respecte la limite du format que vous voulez utiliser (50 000 pour XLSX, 500 pour les PDF).

    Si vous dépassez : ajoutez des filtres plus restrictifs (par exemple sur la date) pour réduire le périmètre.

  3. 3

    Cliquer sur « Exporter »

    Le bouton se trouve dans la barre d'actions de l'atelier, en haut de la prévisualisation.

  4. 4

    Choisir le format

    Sélectionnez XLSX, PDF Tableau ou PDF Fiches dans le menu déroulant.

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    Lancer l'export et récupérer le fichier

    L'export est généré en quelques secondes (proportionnel au volume de lignes) et le fichier est téléchargé automatiquement par votre navigateur.

XLSX (Excel)​

Le format par défaut et le plus polyvalent. À privilégier pour toute analyse, retraitement ou intégration avec un autre outil (Excel, Google Sheets, logiciel comptable).

Caractéristiques​

  • Format .xlsx ouvrable dans Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc, Apple Numbers
  • Auto-width : la largeur des colonnes s'ajuste automatiquement au contenu
  • Ligne d'en-têtes mise en forme en haut
  • Filtres Excel activés pour pouvoir trier/filtrer dans le fichier exporté
  • Types respectés : les dates sont des dates Excel (triables, filtrables), les nombres sont des nombres (calculables)

Comportement spécifique des relations « many »​

Si votre vue contient une relation de type « plusieurs vers un » (par exemple les paiements d'un contact), Unisoft dépile la relation : une ligne par enfant, avec les colonnes du parent répétées.

Exemple sur une vue Contacts avec relation Paiements :

ContactEmailDate paiementMontant
David Cohendavid.cohen@exemple-unisoft.org12/01/202650 €
David Cohendavid.cohen@exemple-unisoft.org03/02/2026100 €
David Cohendavid.cohen@exemple-unisoft.org17/03/202675 €
Sarah Lévysarah.levy@exemple-unisoft.org14/01/2026200 €

Le contact David Cohen apparaît sur 3 lignes car il a 3 paiements. C'est le format idéal pour faire des tableaux croisés dynamiques dans Excel.

Limite​

  • Maximum 50 000 lignes par export.
  • Au-delà, vous obtenez un message vous invitant à réduire le périmètre.

PDF Tableau​

Un PDF format A4 paysage, avec votre vue affichée comme un tableau classique. Idéal pour une impression rapide ou un partage par email à quelqu'un qui n'a pas accès à Excel.

Caractéristiques​

  • Format .pdf universellement lisible
  • A4 paysage : maximise la largeur disponible pour les colonnes
  • En-têtes répétés sur chaque page pour faciliter la lecture
  • Numérotation des pages en pied de page
  • Logo et nom de l'organisation en en-tête (selon votre configuration)

Quand l'utiliser​

  • Donner une liste imprimée à un membre d'équipe lors d'un événement
  • Préparer un document de contrôle visuel d'une opération
  • Envoyer un récapitulatif par email à un président de communauté qui veut juste regarder, pas retraiter

Limite​

  • Maximum 500 lignes (hard cap).
  • Au-delà, vous devez filtrer plus précisément.

PDF Fiches​

Un PDF où chaque entité est sur sa propre page, présentée sous forme de fiche (deux colonnes : libellé / valeur). Idéal pour produire un dossier physique avec une fiche par contact, par paiement, par soumission…

Caractéristiques​

  • Format .pdf
  • Une page = une entité (un contact, un paiement, une soumission…)
  • Libellé du champ à gauche, valeur à droite sur deux colonnes
  • Tous les champs cochés dans la vue apparaissent sur la fiche
  • Logo et nom de l'organisation en en-tête

Quand l'utiliser​

  • Imprimer une fiche d'inscription par participant à un événement
  • Produire un dossier donateur physique pour archive
  • Préparer des fiches contact pour une équipe d'accueil un jour de mobilisation

Limite​

  • Maximum 500 lignes (= 500 pages dans le PDF généré).
  • Pour de très grandes populations, exportez plutôt en XLSX et générez les fiches via un autre outil.

Choisir le bon format — récap​

Votre besoinFormat conseillé
Préparer un export comptableXLSX
Segmenter une population pour une relanceXLSX
Croiser avec un autre outil (Excel, Sheets)XLSX
Imprimer une liste à parcourir vitePDF Tableau
Envoyer un récapitulatif lisible à un dirigeantPDF Tableau
Produire un dossier avec une fiche par contactPDF Fiches
Imprimer des fiches d'inscriptionPDF Fiches

Limites V1 — à connaître​

Aller plus loin​