Exporter les données

Pour :Administrateur

Une fois votre exploration construite et la prévisualisation conforme à votre besoin, vous pouvez exporter les résultats dans trois formats : XLSX (Excel), PDF Tableau ou PDF Fiches. Chaque format répond à un cas d'usage différent.

Vue d'ensemble des 3 formats

Format	Cas d'usage principal	Limite de lignes	Usage typique
XLSX (Excel)	Analyse, retraitement, comptabilité	50 000 lignes	Export comptable, segmentation, croisement avec un autre outil
PDF Tableau	Impression rapide d'une liste	500 lignes	Tableau de service, contrôle visuel imprimé
PDF Fiches	Dossier physique par entité	500 lignes	Fiches inscrits, fiches donateurs, dossier d'événement

Procédure générale

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   Construire ou ouvrir l'exploration

   Ouvrez la vue à exporter, ou créez-la depuis zéro. Vérifiez que la prévisualisation affiche bien les colonnes et le périmètre attendus.

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   Vérifier le nombre de lignes

   Le compteur en bas du tableau indique le nombre total de lignes. Vérifiez qu'il respecte la limite du format que vous voulez utiliser (50 000 pour XLSX, 500 pour les PDF).

   Si vous dépassez : ajoutez des filtres plus restrictifs (par exemple sur la date) pour réduire le périmètre.

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   Cliquer sur « Exporter »

   Le bouton se trouve dans la barre d'actions de l'atelier, en haut de la prévisualisation.

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   Choisir le format

   Sélectionnez XLSX, PDF Tableau ou PDF Fiches dans le menu déroulant.

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   Lancer l'export et récupérer le fichier

   L'export est généré en quelques secondes (proportionnel au volume de lignes) et le fichier est téléchargé automatiquement par votre navigateur.

XLSX (Excel)

Le format par défaut et le plus polyvalent. À privilégier pour toute analyse, retraitement ou intégration avec un autre outil (Excel, Google Sheets, logiciel comptable).

Caractéristiques

• Format .xlsx ouvrable dans Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc, Apple Numbers
• Auto-width : la largeur des colonnes s'ajuste automatiquement au contenu
• Ligne d'en-têtes mise en forme en haut
• Filtres Excel activés pour pouvoir trier/filtrer dans le fichier exporté
• Types respectés : les dates sont des dates Excel (triables, filtrables), les nombres sont des nombres (calculables)

Comportement spécifique des relations « many »

Si votre vue contient une relation de type « plusieurs vers un » (par exemple les paiements d'un contact), Unisoft dépile la relation : une ligne par enfant, avec les colonnes du parent répétées.

Exemple sur une vue Contacts avec relation Paiements :

Contact	Email	Date paiement	Montant
David Cohen	david.cohen@exemple-unisoft.org	12/01/2026	50 €
David Cohen	david.cohen@exemple-unisoft.org	03/02/2026	100 €
David Cohen	david.cohen@exemple-unisoft.org	17/03/2026	75 €
Sarah Lévy	sarah.levy@exemple-unisoft.org	14/01/2026	200 €

Le contact David Cohen apparaît sur 3 lignes car il a 3 paiements. C'est le format idéal pour faire des tableaux croisés dynamiques dans Excel.

ℹ

Bon à savoir

Si vous voulez une ligne par contact sans dépiler, ne cochez pas les colonnes de la relation Paiements. Vous pouvez à la place utiliser un champ calculé (par exemple « Montant total reçu ») si disponible sur l'entité.

Limite

• Maximum 50 000 lignes par export.
• Au-delà, vous obtenez un message vous invitant à réduire le périmètre.

⚠

Pas d'export async en V1

En V1, l'export est synchrone : vous attendez la génération dans votre navigateur. Pour les très gros exports (au-delà de 50 000 lignes), il n'y a pas encore de file d'attente asynchrone. Découpez votre vue par périodes (mois par mois, trimestre par trimestre) pour rester sous la limite.

PDF Tableau

Un PDF format A4 paysage, avec votre vue affichée comme un tableau classique. Idéal pour une impression rapide ou un partage par email à quelqu'un qui n'a pas accès à Excel.

Caractéristiques

• Format .pdf universellement lisible
• A4 paysage : maximise la largeur disponible pour les colonnes
• En-têtes répétés sur chaque page pour faciliter la lecture
• Numérotation des pages en pied de page
• Logo et nom de l'organisation en en-tête (selon votre configuration)

Quand l'utiliser

• Donner une liste imprimée à un membre d'équipe lors d'un événement
• Préparer un document de contrôle visuel d'une opération
• Envoyer un récapitulatif par email à un président de communauté qui veut juste regarder, pas retraiter

Limite

• Maximum 500 lignes (hard cap).
• Au-delà, vous devez filtrer plus précisément.

⚠

Trop de colonnes = lecture difficile

Le format A4 paysage permet d'afficher confortablement 6 à 10 colonnes selon leur largeur. Au-delà, le texte devient trop petit pour être lu. Si votre vue a beaucoup de champs, privilégiez l'export XLSX.

PDF Fiches

Un PDF où chaque entité est sur sa propre page, présentée sous forme de fiche (deux colonnes : libellé / valeur). Idéal pour produire un dossier physique avec une fiche par contact, par paiement, par soumission…

Caractéristiques

• Format .pdf
• Une page = une entité (un contact, un paiement, une soumission…)
• Libellé du champ à gauche, valeur à droite sur deux colonnes
• Tous les champs cochés dans la vue apparaissent sur la fiche
• Logo et nom de l'organisation en en-tête

Quand l'utiliser

• Imprimer une fiche d'inscription par participant à un événement
• Produire un dossier donateur physique pour archive
• Préparer des fiches contact pour une équipe d'accueil un jour de mobilisation

Limite

• Maximum 500 lignes (= 500 pages dans le PDF généré).
• Pour de très grandes populations, exportez plutôt en XLSX et générez les fiches via un autre outil.

Choisir le bon format — récap

Votre besoin	Format conseillé
Préparer un export comptable	XLSX
Segmenter une population pour une relance	XLSX
Croiser avec un autre outil (Excel, Sheets)	XLSX
Imprimer une liste à parcourir vite	PDF Tableau
Envoyer un récapitulatif lisible à un dirigeant	PDF Tableau
Produire un dossier avec une fiche par contact	PDF Fiches
Imprimer des fiches d'inscription	PDF Fiches

Limites V1 — à connaître

⚠

Pas de planification automatique

Vous ne pouvez pas (en V1) planifier un export automatique récurrent (par exemple « envoie-moi cet export tous les lundis à 8 h »). Vous devez relancer l'export manuellement à chaque fois.

⚠

Pas d'alerte sur seuil

Il n'y a pas non plus d'alerte automatique quand une vue dépasse un seuil (par exemple « préviens-moi si plus de 10 paiements sont en erreur »). Cette fonctionnalité est prévue pour une version future.

⚠

Export limité à 50 000 lignes (XLSX) ou 500 (PDF)

Si votre vue dépasse, découpez par périodes (mois, trimestre…) et concaténez les fichiers manuellement après téléchargement.

Aller plus loin

• Créer une exploration — la procédure complète
• Sauvegarder et partager une vue — réutiliser une vue dans le temps
• Filtres et tris — affiner le périmètre avant d'exporter